Wereldreisvoorbereidingen #7: De visa voor de Trans Mongolië Express

In de serie wereldreisvoorbereidingen heb ik jullie al verteld hoe wij ons budget hebben bepaald, wat de globale route voor onze wereldreis is, wat we doen met ons huis en hoe we het doen met ons werk. Eén van de meest ingewikkelde dingen in de aanloop naar onze wereldreis vond ik het aanvragen van de visa voor de Trans Mongolië Express. In dit artikel vertel ik je wat daar allemaal bij komt kijken en hoe wij dat hebben geregeld.

De visa voor de Trans Mongolië Express

Voordat we aan die iconische treinreis kunnen beginnen, moeten we nog wel wat voorbereidingen treffen. De Trans Mongolië Express gaat door drie landen: Rusland, Mongolië en China. Alle drie de landen hebben helaas geen visum on arrival, dus we moesten in Nederland nog even flink aan de bak. Flink inderdaad, want het aanvragen van de visa kost ontzettend veel tijd. Met China hadden we al enige ervaring en dat was vorig jaar al vrij ingewikkeld. Nu kwamen er nog twee landen bij, waarvan we verwachtten dat de aanvraag van de visa ook niet heel eenvoudig zou zijn.

In dit artikel komt het volgende aan bod:

1. Het inschakelen van YourVisa
2. De kosten van de visa voor de Trans Mongolië Express
3. Visum voor Rusland
4. Visum voor Mongolië
5. Visum voor China
6. Voor alledrie de landen
7. De aanvraag van de visa voor de Trans Mongolië Express

Het inschakelen van YourVisa

Om eerlijk te zijn zag ik er als een berg tegenop om voor drie landen een lastige visumprocedure in te gaan. Bovendien zag ik het ook niet zitten om voor ieder visum twee keer naar Den Haag af te moeten reizen. Daarom besloten we deze keer visumbureau YourVisa in te schakelen. Er zijn natuurlijk heel veel visumbureaus, maar YourVisa werd ons aangeraden door de reisorganisatie waarbij wij de Trans Mongolië Express geboekt hebben.

Exact drie maanden voor onze reis, kregen wij een mail van YourVisa dat de visumaanvraag kon worden opgestart. Hierin stonden inlogcodes voor de website. Met deze inlogcodes konden we op de website van YourVisa de optie ‘Trans Mongolië Express (Rusland+Mongolië+China)’ selecteren en de visa voor drie landen in één keer aanvragen. Super handig!

Direct na aanmelding voor de visumprocedure, konden we een document downloaden waarin voor alledrie de landen stap voor stap stond uitgelegd wat we moesten doen en welke documenten we moesten verzamelen. Ik moet zeggen: dit gaf mij echt enorm veel rust. Eindelijk wist ik precies wat we allemaal nodig hadden en waar we nog achteraan moesten. Daarnaast vond ik het heel fijn dat onze resterende vragen snel en duidelijk werden beantwoord.

Toen we YourVisa hadden ingeschakeld, konden we met behulp van hun document alle benodigde stukken gaan verzamelen. Dit kostte echter veel meer tijd dan gedacht. Mijn tip: begin op tijd! Hieronder vertel ik je wat de visumaanvragen voor Rusland, Mongolië en China kosten en welke documenten je voor ieder land moet verzamelen (april 2018).

De kosten van de visa voor de Trans Mongolië Express

De visa voor de Trans Mongolië Express zijn zeker niet goedkoop en zijn al direct een aardige aanslag op je budget. De visa zelf kosten:

• Rusland: €65,-
• Mongolië: €60,-
• China: €126,55

YourVisa heeft 3 servicepakketen, waar verschillende tarieven aan gekoppeld zijn. Omdat wij onze aanvragen ruim op tijd gestart zijn, is de ‘Budget Service’ voor ons voldoende. Met de Budget Service wordt de visumaanvraag binnen 10 tot 15 werkdagen afgehandeld, vanaf het moment dat al jouw documenten bij hun binnen zijn. Deze procedure voor de Trans Mongolië Express kost €108,50 (excl. BTW).

Daarnaast laten wij de paspoorten inclusief visa via PostNL aangetekend terugsturen. Dit kost €13,92. In totaal kosten het aanvraagpakket voor de Trans Mongolië Express, de ‘Budget Service’ en het verzenden via PostNL €399,80 (incl. BTW) per persoon. Lees hier meer over de tarieven van YourVisa.

Visum voor Rusland

Voordat je kunt afreizen naar het land van het Kremlin, wodka en Siberische kou, moet je aardig wat regelen voor de visumaanvraag. Welke documenten je allemaal moet verzamelen zet ik voor je op een rijtje:

1. Een officiële uitnodigingsbrief

Dit is eigenlijk waar ik het meest tegenop zag: wanneer je een reis naar Rusland gaat maken, heb je een uitnodiging nodig voor een toeristenvisum. Dit bestaat uit een officieel en ondertekend document met een referentie- en bevestigingsnummer. Uiteindelijk valt dit reuze mee en kan dit vaak verstrekt worden door een hotel of reisorganisatie. Wij hebben ervoor gekozen om de uitnodigingsbrief te laten verzorgen door YourVisa.

2. Een Ruslandverklaring van je zorgverzekering

Voor je visumaanvraag heb je een Engelstalige Ruslandverklaring nodig van je zorgverzekering, waarin staat aangegeven dat je een verzekering hebt met wereldwijde dekking of in elk geval met dekking in Rusland. Daarnaast moet in de verklaring staan dat deze geldig is voor de data die in de uitnodigingsbrief staan vermeld. Ten slotte moet de Ruslandsverklaring op naam staan van de reiziger en mag het bijvoorbeeld niet op naam staan van een bedrijf.

Het klinkt heel ingewikkeld, maar één telefoontje naar je zorgverzekering is genoeg. Als je uitlegt dat je naar Rusland gaat en je reisdata doorgeeft, krijg je het benodigde document toegestuurd. Dit kan soms een paar dagen duren, maar ik had het een uur later al in mijn mailbox.

3. Visum formulier

Om een visum voor Rusland aan te vragen, moet je een online visumformulier invullen. Op zich vond ik het invullen van het formulier zelf niet zo ingewikkeld, het sprak allemaal redelijk voor zich.

Visum voor Mongolië

Mongolië, is het makkelijkste land in dit rijtje voor wat betreft de visumaanvraag! Waar bij de aanvraag voor Rusland en China nog een en ander komt kijken, is het voor Mongolië een eitje. Voor dit land hoefden we eigenlijk alleen het visumformulier ingevuld op te sturen naar YourVisa.

1. Visumformulier

Het visumformulier van Mongolië is een stuk beknopter dan de aanvraagformulieren voor Rusland en China. Hier vul je eigenlijk alleen de standaard paspoortgegevens in en het adres van je hotel.

Visum voor China

Goed, nu komt het! Toen we de documenten voor Rusland en Mongolië hadden verzameld, kwamen we aan bij China. Hoewel we hier al ervaring mee hadden, zag ik er opnieuw tegenop. Niet omdat het super moeilijk is, maar omdat het gewoon veel tijd kost. Maar eerlijk is eerlijk: als je eenmaal een lijstje hebt met de benodigde documenten, valt het eigenlijk reuze mee.

1. Ingevuld en uitgeprint visumformulier voor China

Het visumformulier is het meest ingewikkelde deel van de aanvraag. Dit formulier is een PDF document dat je op je computer moet invullen. Een visumformulier dat met de hand is ingevuld, wordt niet geaccepteerd. Uiteraard vul je op het formulier de reguliere paspoortinformatie in, maar ze willen bijvoorbeeld ook weten wie je ouders zijn en wat voor werk zij doen. Als je het visumformulier voor het eerst ziet, lijkt het heel ingewikkeld, maar eigenlijk is het heel makkelijk. Bovendien stuurt YourVisa een begeleidend document mee, waarin zij uitleg geven over iedere vraag op het visumformulier. Dat maakt het invullen super simpel! Alle vragen die je niet kunt beantwoorden, beantwoord je met N/A.

Als je klaar bent, print je het formulier enkelzijdig uit en zet je hier een handtekening onder. Ten slotte lijm je op het uitgeprinte visumformulier een pasfoto. Let op: de foto vastnieten is niet toegestaan.

2. Kopie van het Paspoort

Je stuurt uiteraard je paspoort op voor de visumaanvraag, maar daarnaast is het ook nodig om een kopie van de informatiepagina van je paspoort mee te sturen.

3. Uitreisbewijs

Om een visum voor China te krijgen, dien je een uitreisbewijs aan te leveren in de vorm van een kopie van een trein- of vluchtschema. Een uitdraai van een e-ticket kan ook. Op zich niet zo’n probleem als je gewoon per vliegtuig China verlaat, maar als je – net als wij – van plan bent om China over land te verlaten, is het iets ingewikkelder.

Omdat wij met de bus van China naar Laos reizen en we de bustickets ter plekke moeten boeken, hebben we voor China geen uitreisbewijs. Gelukkig konden we gebruik maken van de uitreisservice van YourVisa.

4. Bevestiging van de eerste overnachting

Naast het uitreisbewijs moet je een bevestiging van de boeking van je eerste hotelovernachting meesturen. Hierop moet je naam duidelijk vermeld staan.

5. Reisschema

Voor je gehele verblijf in China, dien je een Engelstalig reisschema mee te sturen. Hierin vermeld je je naam en paspoortnummer en geef je per dag aan welke plekken je gaat bezoeken. Klinkt ingewikkeld, maar het valt best mee. Om jullie een stukje op weg te helpen, kun je mijn reisschema hier downloaden.

6. Werkgeversverklaring

Dit heb ik echt drie keer gelezen en hier heb ik zelfs nog even over gebeld. Een werkgeversverklaring? Dat hoefde vorig jaar helemaal niet. Dat klopt. Dit is nieuw en ingevoerd in augustus 2017.

Goed een werkgeversverklaring dus. Deze dien je in het Engels mee te sturen. YourVisa stuurt een voorbeeld mee van een werkgeversverklaring, die je moet invullen en laten ondertekenen door je leidinggevende. Let op: de brief moet wel op briefpapier van het bedrijf waar je werkt geprint zijn.

En wat als je geen werkgever hebt? In dat geval stuur je een kopie van je meest recente bankafschrift op, voorzien van een positief saldo van minimaal €3000,- euro. Je naam en de datum van het afschrift moeten duidelijk zichtbaar zijn. Op het bankafschrift mag je niets onzichtbaar maken. Mocht je – net als ik – niet op tijd een bankafschrift kunnen krijgen, omdat je bank deze maar één keer per maand kan leveren, dan kun je ook om een ‘solvency statement’ vragen. Hierin geeft je bank aan dat jij daar een rekening hebt lopen en wat je saldo is op de dag van aanvragen. Je saldo moet dus minimaal 3000 euro bedragen.

Ben je student? Dan moet je een Engelstalige brief opsturen van de school/universiteit, waarin de contactgegevens van de school en de opleiding vermeld staan. Ben je zelfstandige? In dat geval heb je een recent KvK-uittreksel nodig (deze kun je online aanvragen) en een kopie van je BTW-aangifte van het laatste kwartaal.

Voor alledrie de landen

Dan zijn er nog twee dingen die je voor alledrie de landen nodig hebt:

1. Paspoort

Uiteraard heb je voor de visumaanvraag een paspoort nodig. Deze stuur je mee tijdens de aanvraag. Voor Rusland, Mongolië en China geldt dat het paspoort na vertrek nog minimaal 6 maanden geldig moet zijn. Daarnaast moet het paspoort voor ieder land minimaal twee lege pagina’s bevatten die tegenover elkaar liggen.

2. Pasfoto

Voor alle drie de landen heb je een pasfoto nodig. De pasfoto moet voldoen aan de eisen die gelden voor een Nederlands paspoort of identiteitskaart.

De aanvraag van de visa voor de Trans Mongolië Express

Toen we voor Rusland, Mongolië en China alle documenten voor de visumaanvraag hadden verzameld, hebben we alles per land gesorteerd en in mapjes gedaan. Samen met onze paspoorten stuurden we de documenten aangetekend op naar YourVisa en werd onze aanvraag in behandeling genomen. Na vier weken kregen wij de paspoorten – inclusief de visa – weer keurig aangetekend thuis gestuurd. Hoewel ik het stiekem best spannend vond om onze paspoorten via de PostNL op te sturen, is het uiteindelijk allemaal goeg gegaan. En nu de visa voor de Trans Mongolië Express binnen zijn, kunnen we fijn op reis naar Rusland, Mongolië en China.

Zo, dit is een aardig lang artikel geworden, maar ik hoop dat je er iets aan hebt. Heb jij al eens een visum aangevraagd voor één van deze drie landen? Of voor allemaal? Laat het me vooral weten in een reactie hieronder. 

*Let op: de exacte regels voor wat aangelevert moet worden voor de visa is nog wel eens aan verandering onderhevig. De informatie uit dit artikel geldt op het moment van schrijven. Mocht je zelf de visa voor de Trans Mongolië Express willen aanvragen dan kun je voor de exacte regels contact opnemen met YourVisa. 

*Dit artikel is samen met YourVisa tot stand gekomen. Ik deel echter altijd informatie waar ik voor 100% achter sta en geef mijn eerlijke mening. Bovendien werk ik alleen samen met partijen, die bij Backpack vol verhalen passen. Lees voor meer informatie de disclaimer.